Comment bien se préparer pour la fin d'année financière de votre PME

La fin d'année financière a mauvaise réputation chez les propriétaires de PME, et pour cause. Quand elle se prépare en deux semaines de panique, elle coûte cher en honoraires, en stress et en occasions manquées. Quand elle se prépare tout au long de l'année, elle devient une formalité. Voici comment passer de la première situation à la seconde.

Comprendre ce que votre comptable attend de vous

Le professionnel qui prépare vos états financiers et vos déclarations fiscales a besoin d'un dossier complet, des livres conciliés jusqu'à la date de fin d'exercice, les relevés bancaires et de cartes de crédit, les pièces justificatives des dépenses, le détail des comptes clients et fournisseurs, les registres de paie, et les documents relatifs aux prêts, aux immobilisations et aux acquisitions de l'année.

Chaque élément manquant déclenche un échange de courriels, un délai, et des heures facturables supplémentaires. Un dossier complet dès le départ est le levier le plus direct pour réduire la facture.

La liste de vérification, trois mois avant la fin d'exercice

Le vrai secret d'une fin d'année réussie, c'est qu'elle commence avant la fin de l'année. Trois mois avant la clôture, voici ce qui devrait être en place.

• Les livres sont à jour et conciliés jusqu'au mois précédent, sans arriérés à rattraper.
• Les comptes clients sont passés en revue, les factures très en retard sont relancées et les créances douteuses identifiées.
• Les pièces justificatives sont classées au fur et à mesure, aucune boîte à chaussures à vider en janvier.
• Les remises de TPS, de TVQ et de retenues à la source sont à jour, sans solde surprise.
• Un échange a lieu avec le comptable ou le fiscaliste pendant qu'il est encore temps d'agir, sur les acquisitions à devancer, les dépenses à planifier ou la rémunération à ajuster.

Ce dernier point mérite d'être souligné. La planification fiscale se fait avant la fin de l'exercice. Après, il ne reste qu'à constater. Des livres à jour en cours d'année ouvrent des possibilités que des livres reconstitués en février ne peuvent plus offrir.

Le dernier mois, les vérifications finales

À l'approche de la clôture, quelques gestes simples évitent les allers retours, concilier tous les comptes jusqu'au dernier jour de l'exercice, faire le décompte d'inventaire si votre entreprise en tient un, rassembler les relevés de prêts avec les soldes de fin d'année, documenter les dépenses payées personnellement pour l'entreprise, et vérifier que chaque immobilisation acquise dans l'année a sa facture au dossier.

Un dossier de fin d'année propre ne se construit pas en janvier. Il se construit douze fois par année, une fermeture mensuelle à la fois.

Un mot sur la communication avec votre comptable

N'attendez pas que votre professionnel vous relance. Prévenez le de votre date de clôture, demandez lui sa liste de documents dès l'automne, et signalez lui tôt les événements inhabituels de l'année, vente d'équipement, nouveau prêt, changement d'actionnaires. Un comptable informé d'avance travaille mieux, plus vite, et vous fait souvent économiser en identifiant des choix fiscaux pendant qu'ils sont encore possibles.

Ce que ça change, concrètement

Les entreprises qui arrivent chez leur comptable avec des livres conciliés et endossés mois après mois constatent trois effets, des honoraires de fin d'année sensiblement réduits, des états financiers produits plus vite, ce qui compte quand un banquier les attend, et une déclaration fiscale fondée sur des chiffres exacts plutôt que sur des reconstructions.

C'est précisément la logique du service Connex. Chaque mois est fermé, concilié et endossé par un CPA, si bien que la fin d'année n'est plus un sommet à gravir, seulement un douzième mois comme les autres.