Deux obligations distinctes pèsent sur les documents d'une PME québécoise, les conserver assez longtemps pour satisfaire le fisc, et protéger les renseignements personnels qu'ils contiennent pour satisfaire la Loi 25. Les deux sont souvent confondues, et les deux sont désormais prises au sérieux par les autorités. Voici l'essentiel, sans jargon juridique.
Combien de temps conserver vos documents comptables
La règle générale au Canada et au Québec, les registres comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Cela couvre les factures de vente et d'achat, les relevés bancaires, les registres de paie, les déclarations de taxes et les documents qui les appuient.
Certains documents méritent une conservation plus longue, les documents constitutifs de l'entreprise, les registres des administrateurs et les contrats importants, qui suivent la vie de la société. En cas de doute sur un document précis, la prudence coûte moins cher que la destruction hâtive.
Bonne nouvelle, la conservation numérique est acceptée, à condition que les documents restent lisibles, intègres et accessibles pendant toute la période requise. Une tenue de livres moderne, où chaque pièce est numérisée et rattachée à sa transaction, remplit naturellement cette exigence, et rend toute vérification future beaucoup plus simple.
La Loi 25, en quelques mots
La Loi 25 a modernisé le régime québécois de protection des renseignements personnels, et elle s'applique à toutes les entreprises, y compris les plus petites. Un renseignement personnel, c'est toute information qui permet d'identifier une personne, nom, coordonnées, renseignements financiers, numéro d'assurance sociale des employés, et ainsi de suite. Une PME en détient forcément, dans sa paie, ses dossiers clients et sa facturation.
Les obligations principales pour une PME se résument ainsi.
- Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels, par défaut la personne à la plus haute autorité de l'entreprise, et publier ses coordonnées.
- Recueillir uniquement les renseignements nécessaires, avec un consentement clair, et informer les personnes des fins de la collecte.
- Protéger les renseignements détenus par des mesures de sécurité raisonnables, et encadrer leur communication à des tiers.
- Tenir un registre des incidents de confidentialité, et aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux.
- Détruire ou anonymiser les renseignements lorsque les fins de leur collecte sont accomplies, dans le respect des délais de conservation fiscaux.
La Loi 25 ne demande pas la perfection technologique. Elle demande la diligence, savoir quels renseignements on détient, pourquoi, où, et qui y a accès.
Les risques de l'inaction
La Commission d'accès à l'information dispose de pouvoirs de sanction importants, et les montants prévus par la loi sont dissuasifs, y compris pour les petites entreprises. Mais le risque le plus concret pour une PME reste l'incident lui même, une fuite de renseignements de clients ou d'employés, avec les avis à envoyer, le temps de gestion de crise et la confiance à reconstruire. Quelques pratiques simples, mises en place une fois, coûtent infiniment moins cher.
Le lien avec votre tenue de livres
Vos documents comptables regorgent de renseignements personnels, noms de clients, salaires d'employés, coordonnées bancaires. Le partenaire qui tient vos livres doit donc être à la hauteur, transmission et hébergement chiffrés, accès limité aux personnes assignées au dossier, et destruction sécuritaire des documents arrivés au bout de leur période de conservation.
C'est un engagement que Connex prend explicitement. Nos pratiques sont alignées sur la Loi 25, et la question de la sécurité des données fait partie de la conversation dès le premier appel, pas des petites lignes du contrat.
Les obligations exactes varient selon la situation de chaque entreprise, cet article donne des repères généraux et ne remplace pas un avis juridique adapté à votre dossier.
Vos documents et vos données méritent le même sérieux que vos chiffres.
Parlons de votre tenue de livres, de la conservation de vos pièces et de la protection de vos renseignements, en une seule conversation.
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