Les signes clairs qu'une PME a besoin de déléguer sa tenue de livres

Personne ne démarre une entreprise par passion pour la catégorisation de factures. La tenue de livres commence presque toujours entre les mains du propriétaire, par souci d'économie, et c'est normal. Mais il arrive un moment où la garder à l'interne coûte plus cher que de la déléguer. Voici les signes qui indiquent que ce moment est arrivé.

Signe 1, votre bilan et vos états des résultats sont en retard

C'est le signal le plus fiable. Des livres à jour se ferment quelques jours après la fin du mois. Si vous entrez vos transactions par blocs de deux ou trois mois, dans l'urgence, votre comptabilité ne vous sert plus à décider, elle ne fait que documenter le passé. Un retard chronique signifie que la tâche dépasse le temps que vous pouvez raisonnablement y consacrer.

Signe 2, vous ne connaissez pas votre encaisse réelle

Si votre référence pour prendre une décision est le solde affiché au guichet plutôt qu'un portrait concilié qui tient compte des chèques en circulation, des paiements à venir et des taxes à remettre, vous naviguez à vue. Beaucoup de mauvaises décisions de dépenses viennent d'un solde bancaire qui semblait confortable.

Signe 3, la TPS et la TVQ sont une source d'angoisse

Chaque échéance de remise devient une petite crise. Vous ne savez pas exactement combien vous devez, l'argent n'a pas été mis de côté, et vous redoutez le courrier de Revenu Québec. Quand les taxes de vente sont suivies chaque mois, la remise devient un simple virement, prévu depuis longtemps.

Signe 4, vos soirées et vos fins de semaine y passent

Faites le calcul honnêtement. Si vous consacrez huit, dix ou quinze heures par mois à la paperasse comptable, demandez vous ce que ces heures vaudraient investies dans vos ventes, vos clients ou simplement votre repos. Le propriétaire est presque toujours la personne la plus coûteuse de l'entreprise pour faire de la tenue de livres.

Déléguer sa tenue de livres, ce n'est pas perdre le contrôle de ses finances. C'est exactement l'inverse, c'est enfin obtenir un portrait fiable pour exercer ce contrôle.

Signe 5, votre comptable de fin d'année refait tout

Si votre professionnel de fin d'année passe des heures à corriger des catégorisations, à retrouver des pièces manquantes et à démêler des soldes non conciliés, vous payez deux fois, une fois en honoraires gonflés, une fois en délais. Des livres propres toute l'année réduisent la facture de fin d'année et accélèrent tout le processus.

Signe 6, l'entreprise grandit plus vite que vos systèmes

Nouveaux employés, deuxième point de vente, volume de transactions qui double. La méthode qui fonctionnait à cinquante transactions par mois craque à trois cents. La croissance est une excellente nouvelle, à condition que la comptabilité suive. Les banquiers et les investisseurs, eux, demanderont des chiffres fiables au moment où vous en aurez le plus besoin.

Que faire quand plusieurs signes s'accumulent ?

D'abord, ne pas culpabiliser. Ces signes ne révèlent pas un manque de rigueur personnelle, ils révèlent qu'une tâche spécialisée a atteint le niveau où elle mérite une équipe spécialisée. Ensuite, choisir une solution qui règle le problème au complet, un rattrapage structuré si vos livres sont en retard, puis une routine mensuelle rigoureuse, avec conciliation complète et suivi des taxes.

C'est précisément ce que fait Connex, avec une différence importante, chaque fermeture mensuelle est revue et endossée par un CPA. Vous ne recevez pas seulement des livres tenus, vous recevez des livres fiables, sur lesquels vous, votre banquier et votre fiscaliste pouvez vous appuyer.